ekip üyeleri ile bir işyeri ilerleme raporu nasıl planlanır?

Çoğu zaman, ilerleme raporları bir takım yaklaşımı gerektirir. Projenin uygulanmasından çeşitli gruplar sorumlu olabilir veya sonuçlarına ilişkin hesap verebilirliği paylaşmışlardır. Aslında yazıya geçmeden önce, işin kapsamını tekrar gözden geçirmenin anahtarı, daha sonra hangi bilgiyi (ve ne zamana kadar) toplamakla yükümlü olduğunuzu tanımlamaktır. Raporda, olumsuz gelişmelere vurgu yapılırken, gerilemeler ve bunlarla mücadele için planlanan çabalar hakkında dürüst bilgi sunulmalıdır. Bu adımların ötesinde ekip üyelerinin açık bir şekilde iletişim kurduğu ve ortak bir hedef doğrultusunda rahat çalıştığı bir ortam oluşturmak önemlidir.

Karar vermeniz gereken ilk şeylerden biri, ekibinizin kime ait olması gerektiğidir. Projenizin orijinal kilometre taşları ile ilgili belgeleri inceleyerek bunu çözebilirsiniz. Bu kayıtlarda ilgili personel kişiler listelenebilir – veya sorumlulukları projenin kapsamı dahilinde ima edilebilir. Topluluk sağlık merkezleri ağı içinde sunulan bakım kalitesini artırmak için bir proje söz konusu olduğunda, birincil ekip üyeleri, şirketin kalite geliştirme direktörünü, 10 uygulamanın her birinde tıbbi müdürleri ve elektronik tıbbi kayıtlar (EMR) sistemleri analistini . Diğer partilerin raporunuza dolaylı olarak yardım edebileceğini unutmayın. Örnekte, insan denekleri araştırması gerekiyorsa şirketin Kurumsal Gözden Geçirme Kurulu (IRB) devreye girmiş olabilir.

Pek çok süreç ilerleme raporu için başarıyla bir araya gelmek zorundadır. Bu raporların ayrıca üç ayda bir, altı ayda bir veya yılda bir kez gibi belirli sıklıkları vardır. Yukarıdaki davayı takiben, her ekip üyesi, sağlık kalitesi değişikliklerini göstermek için kanıt toplamalıdır. Tıp müdürleri için, klinik ve idari personeliyle kısa anketleri koordine etmek ve çizelge incelemeleri yapmak anlamına gelir. EMR sistemleri analisti, bir dizi klinik rapor çalıştırmak için kalite geliştirme direktörüyle birlikte çalışır. Tüm zaman faktörlerini makul gecikmelerle birlikte ele alan kanıt toplamak için bir program geliştirin.

Ekip belirtilen zamanlarda kanıt topladıktan sonra, raporun çerçevesinin belirlenmesine karar verin. Bulguların paylaşılması ve sentezlenmesi için ekip bir veya daha fazla toplantı düzenleyebilir. Projenin genel başarısı ve kısıtlamaları konusunda fikir birliğine varmaya odaklanın. Ekibin kalan zorlukları çözmek için atılacak belirli adımları kabul ettiğinden emin olun – ve tarihleri ​​belirtin. Raporunuzun yönetici özetinde, ilerleme ve kalan iş hakkında en önemli ayrıntılar verilmelidir. Sonuçta, raporun kitlelerini akılda tutun. İşletmenizin yönetim kurulu veya federal hibe fon sağlayıcısı için olacak mı? Bazı okuyucular teknik bilgi ve istatistik tabloları tercih edebilirken bazıları genel dile ve basit akış şemalarına kısmi olabilir.

Son adımınız ilerleme raporunu hazırlamak ve sonuçlandırmaktır. Belgeyi yazan birden çok ekip üyesinin olması önerilmez. Herkesin gücü yazma değil, hatta iyi yazarların farklı stilleri vardır. Grup içinde en iyi ve en uygun yazarı seçin. Bir hibe raporunda, muhtemelen kalkınma departmanından bir personel kullanılacaktır. İlk sürüm yazıldıktan sonra, ekip üyeleri belgeyi gözden geçirip düzenlemeleri önermelidir. Ek revizyonlar gerekebilir, ancak toplamda üçten fazla tavsiye edilmez. Nihai bir taslağa yaklaşırken, eksik bilgileri veya büyük uyuşmazlıkları bulmak da dahil olmak üzere, objektif bir şekilde raporu değerlendirebilen dışarıdan bir “gözler” grubunu yerleştirin. Raporun resmi kitleye dağıtılmasına ilaveten, ekip üyeleri ve kilit yöneticilerin dosyalarıyla ilgili kopyaları olmalıdır.