bir konferans bütçesini nasıl planlayabilirim?

Bir konferansa ev sahipliği yapmak heyecan verici bir girişim olabilir. Bununla birlikte, etkinliğiniz için bütçeyi uygun bir şekilde yerine getiremezseniz, heyecanınız hızla stres ve olası bir felakete dönüşebilir. Hazırlık ve beklenen gider ve gelir üzerinde keskin bir göz, konferans öncesinde, sırasında veya sonrasında, olayın masraflarını karşılayacak yeterli paranız olup olmadığını merak etmenizi sağlayacaktır.

Konferansınız için harcama ve gelir kategorileri listesi oluşturun. Bu liste olaya göre değişiklik gösterecek ancak tesis kiralama ücretleri, konuk konuşmacı ücretleri veya fahri, eğlence, ikram, pazarlama, dekorasyon, kağıt ve baskı maliyetleri, güvenlik ve sigorta gibi öğeleri içermelidir. Gelir, kayıt ücretleri ve toplantı sponsorluğu gibi şeyleri içerir.

Beklenen katılımcı sayısına ve maliyet tahminlerine dayanılarak bir ön bütçe hazırlayın. Her kategori için harcayabileceğini düşündüğünüz maksimum miktarı not edin. Miktarı yazarken, hangi kategorilerin “sabit” veya “değişken” olan harcamaları olduğunu da not edin. Sabit giderlerin belirlenmiş bir fiyatı olacaktır Değişken giderler, katılıma bağlı olarak dalgalanabilen ücretlerdir. Sabit giderlere bir örnek, sigorta, konuşmacı ücretleri ve tesis kiralama ücretidir. Değişken giderlere bir örnek, kayıt materyalleri veya yiyecek ve içecek maliyetidir.

Konferansınız için bir ön kayıt ücreti ayarlayın. Grubunuz tarafından barındırılan bir önceki konferansa katılanların sayısını elinizde varsa, bu konferansta kaç kişinin katılacağını tahmin ederken bunu bir taban çizgisi olarak kullanın: Ücreti belirlerken, kayıt tutarına, sayı ile çarpılınca katılımcıların karşılama paketi, rozetleri, yemekler ve içecekler için kağıt ve basım masraflarını karşılar. Oda kirası ve konuşmacı ücretleri gibi sabit masrafları da karşılamalıdır.

Tahmini gelirinizi hesaplayın ve gelir ve giderlerin hizalamamasına göre ayarlamaya başlayın. Örneğin, geliriniz 20.000 dolar ve masraflar için 22.000 dolar olacağını düşünüyorsanız, değişken giderlerden başlayarak maliyetleri azaltmanın yollarına bakın. Bu, katılımcıların check-in yaparken veya açık büfe kahvaltıdan kontinental kahvaltıya geçiş yaparken hoş geldiniz hediyesini ortadan kaldırmak için herhangi bir şey ifade edebilir.

Kayıt toplamlarınızın ardından bütçenizi tamamlayın. Toplam harcamalarınızı kâr elde etmek için kaç katılımcıyı belirlemek için kayıt ücreti ile bölün. Örneğin, giderleriniz 22.000 dolar ise ve kişi başı 35 dolarlık bir kayıt ücreti alıyorsanız, maliyetlerinizi karşılamak için 629 katılımcıya ihtiyacınız olacaktır. Yeterli katılımcınız yoksa, masrafları azaltmak için yapabileceğiniz daha fazla kesintiden bazılarını belirlemek için harcamalarınızı gözden geçirmeniz gerekir.